UNIVERSITA' DEGLI STUDI ROMA "TOR VERGATA"
Il Regolamento per l’amministrazione, la contabilità e la finanza all’art. 26 “Gestione liquidità” dispone che l’Ufficio Bilanci sia responsabile della programmazione e della gestione di tutti i flussi di cassa dell’Ateneo. A tal fine, tenendo conto della normativa vigente in materia, è previsto (punto 1) che l’Ufficio definisca la programmazione annuale sulla base delle esigenze espresse dai Centri di gestione. Al punto 2 dell’art. 26, il Regolamento ACF specifica che i Centri di gestione sono responsabili della programmazione del proprio fabbisogno di liquidità, tenendo conto dei flussi di cassa previsti nel corso dell’esercizio.
Per ottemperare alle indicazioni del Regolamento e nel contempo facilitare la predisposizione della previsione dei flussi di cassa da parte dei CGA e delle strutture dirigenziali dell’Amministrazione Generale, l’Ufficio Bilanci ha predisposto – ai fini del budget 2020/2022 – un format excel da utilizzarsi sia in fase di programmazione che per finalità di monitoraggio durante l’esercizio.
Per l’utilizzo del format è necessario in primo luogo identificare le principali e significative tipologie di entrate della struttura (CGA o Direzione/Divisione) e 
sostituire le intestazioni delle righe, adesso denominate genericamente come “Incassi per XXX”, “Incassi per YYY” ecc. A seconda delle fattispecie di incassi normalmente presenti nella struttura, le righe saranno intestate a “Incassi per finanziamenti progetti europei”, “Incassi per c/terzi” ecc.
Per quanto riguarda la denominazione delle uscite di cassa (sia quelle che danno luogo a costi che saranno contabilizzati a Conto Economico, sia quelle che danno luogo a costi per investimenti pluriennali, sospesi a Stato Patrimoniale), in linea generale l’indicazione già fornita dovrebbe essere adeguata alle esigenze di tutte le strutture. É tuttavia possibile modificarla, se ritenuto opportuno, per un migliore adattamento alle specificità della struttura o per esigenze di chiarezza.
Una volta personalizzato, il format sarà utilizzato per allocare nelle colonne relative ai mesi dell’esercizio in previsione (in questo caso 2020) e nelle righe corrispondenti alla natura dell’incasso o del pagamento previsto, le entrate e le uscite di cassa che il Dipartimento, il Centro o la struttura dirigenziale prevede per l’esercizio successivo.
Esempio: in base all’accordo sottoscritto con l’istituto finanziatore, si prevede di incassare la prima tranche di un finanziamento ad aprile e di iniziare a sostenere i relativi costi da giugno. In questo caso si inserirà l’incasso della quota prevista come prima tranche nella colonna relativa al mese di aprile e, sulla base del piano finanziario del progetto, si collocheranno, da giugno in poi, le rispettive uscite per personale (mensilmente), per acquisto di servizi (nel mese in cui si prevede di pagare le relative fatture o mensilmente nel caso si preveda di effettuare numerosi acquisti frazionati), di attrezzature (si ricorda di inserire le uscite per investimenti nella parte dedicata del prospetto, nel mese o nei mesi in cui si ritiene di dover pagare le relative fatture), di materiali da laboratorio (vale quanto indicato per i servizi) ecc.
Pur non essendo né possibile né attuabile da un punto di vista teorico-contabile una coincidenza tra maturazione dei costi e dei proventi e realizzazione delle entrate ed uscite di cassa che li misurano da un punto di vista monetario, è opportuno che la previsione delle entrate e uscite di cassa parta dalla previsione di costi e ricavi che la struttura ha determinato per il budget 2020. Quindi, ad esempio, se la previsione dei costi prevedrà l’affitto di una sala per congressi nel mese di dicembre, con pagamento a gennaio dell’anno successivo, l’uscita di cassa non sarà inserita nel prospetto di cash flow previsionale pur se il relativo costo sarà inserito nel budget economico.
Se la struttura sa di dover sostenere all’inizio del 2020 significative uscite di cassa relative a costi di competenza 2019 (ad esempio per fatture su prestazioni ricevute nel 2019) inserirà tali uscite nei flussi di cassa previsionali di gennaio, includendo una breve nota che indichi il disallineamento tra manifestazione economica e flusso di cassa.
Ai fini di un monitoraggio dell’andamento dei flussi di cassa della struttura, si suggerisce di aggiornare mensilmente il prospetto, lungo il corso dell’esercizio 2020, sostituendo ai flussi di cassa previsionali quelli effettivamente realizzati e rideterminando, di mese in mese, i flussi a finire. Poiché lo scopo della previsione è quello di coadiuvare l’Ufficio Bilanci nell’identificazione tempestiva di possibili situazioni di tensione di cassa nel periodo oggetto di previsione, qualora dal monitoraggio in corso d’anno emergessero situazioni considerate “critiche”, si chiede la tempestiva comunicazione della fattispecie all’Ufficio Bilanci.