5. BILANCIO DI PREVISIONE

5.1. BILANCIO DI PREVISIONE ANNUALE E TRIENNALE

Il ciclo della previsione di bilancio è definito come l’insieme di processi e attività attraverso i quali viene formalizzata e approvata dagli organi competenti la programmazione annuale e triennale dell’Ateneo, espressa in termini economico – finanziari.

La fase di previsione del bilancio si sostanzia nei seguenti documenti contabili di sintesi:

Bilancio unico d’Ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti unico di Ateneo;
Bilancio unico d’Ateneo di previsione triennale, composto da budget economico e budget degli investimenti, al fine di garantire la sostenibilità di tutte le attività nel medio periodo.

Il bilancio unico d’Ateneo di previsione annuale autorizzatorio e il bilancio unico d’Ateneo di previsione triennale rappresentano la sintesi contabile delle linee strategiche e operative definite all’interno dei documenti programmatori approvati dagli organi di governo dell’Università (Piano integrato).

Il bilancio unico d’Ateneo di previsione annuale autorizzatorio è composto dal budget economico annuale e dal budget degli investimenti annuale, redatti in conformità con gli schemi di budget definiti all’interno del DI del 10 dicembre 2015, n. 925, tenuto conto delle modifiche apportate dal DI 394/2017 (Revisione principi contabili e schemi di Bilancio di cui al DM 19/2014) agli schemi di CE e SP.

5.1.1. Processo di definizione del bilancio di previsione

Ai sensi del capo III del Regolamento AFC, il processo di definizione del bilancio unico di previsione annuale e triennale è disciplinato come segue.

Entro il 31 luglio di ciascun anno il CdA, su proposta del Rettore e previo parere del SA, approva le linee di indirizzo strategico per la programmazione dell’esercizio e del successivo triennio.

Sulla base del calendario definito e reso noto dal Direttore Generale e comunque entro e non oltre il 31 ottobre, i CGA e le strutture dirigenziali trasmettono le proprie proposte di budget economico e degli investimenti annuale e triennale, secondo il format predisposto e preventivamente diffuso dal competente ufficio della Direzione III. Ai sensi dell’articolo 26 del Regolamento AFC, i CGA, unitamente alle proposte di budget di cui sopra, trasmettono la programmazione del proprio fabbisogno di liquidità annuale, tenendo conto dei flussi di cassa previsti per l’esercizio in previsione, secondo il modello fornito dal compente ufficio della Direzione III.

Per i CGA la proposta di budget e la programmazione del fabbisogno di liquidità, predisposte dal segretario amministrativo, sono inoltrate alla Direzione III dopo l’approvazione da parte dell’organo consiliare o, in sua assenza, del direttore di centro.

Per le strutture dirigenziali le proposte sono trasmesse alla Direzione III dal dirigente responsabile della struttura. Le strutture dirigenziali sono tenute a fornire, unitamente alle proposte di budget, tutte le informazioni necessarie alla Direzione III per l’elaborazione della programmazione del fabbisogno di liquidità dell’Amministrazione Generale.

Ricevute le proposte di budget economico e degli investimenti, la Direzione III ne condivide il contenuto con il Direttore Generale e lo supporta nel processo di ricognizione e verifica della compatibilità dello stesso con le linee di indirizzo strategico per la programmazione e con le esigenze di sostenibilità economico-finanziaria dell’Ateneo.

Qualora ritenuto necessario per garantire la coerenza con gli indirizzi strategici e la sostenibilità economico- finanziaria, il Direttore Generale – coadiuvato dalla Direzione III – richiede la rimodulazione delle proposte di budget ai centri e alle strutture interessate che provvederanno a ritrasmetterle tempestivamente adeguandole alle indicazioni del Direttore Generale. Con riferimento alle proposte dei CGA i segretari amministrativi danno immediata comunicazione all’Organo consiliare o, in sua assenza, al Direttore di Centro delle modifiche apportate alle proposte di budget a seguito delle richieste dal Direttore Generale. Le proposte di budget, prima e dopo la negoziazione eventualmente intervenuta con la Direzione Generale, sono trasmesse formalmente, in base al format di cui sopra, dal dirigente responsabile della struttura o dal segretario amministrativo del CGA al competente ufficio della Direzione III. Contestualmente le strutture dirigenziali e i segretari amministrativi trasmettono all’indirizzo email indicato dalla Direzione III il file contenente il format debitamente compilato.

Al termine del processo di ricognizione e verifica delle proposte di budget il Direttore Generale, coadiuvato dalla Direzione III, procede alla predisposizione del bilancio unico di previsione annuale di Ateneo autorizzatorio e del bilancio unico di Ateneo di previsione triennale che verranno presentati dal Rettore, previo parere del Collegio dei Revisori dei conti, all’approvazione del CdA, sentito il SA, entro la seduta di dicembre.

Dopo l’approvazione del CdA i bilanci sono pubblicati, a cura della Direzione III, sul sito di Ateneo nella sezione Amministrazione trasparente.

Le relative registrazioni delle assegnazioni sul sistema informativo contabile sono effettuate direttamente dai segretari amministrativi per quanto attiene alle previsioni dei CGA, mentre sarà il competente ufficio della Direzione III a provvedere all’inserimento per le strutture dirigenziali di AG. Contestualmente alla registrazione di cui sopra, i CGA per quanto di propria competenza e la Direzione III per le strutture dirigenziali provvedono all’imputazione sui corrispondenti capitoli di spesa delle assegnazioni in contabilità finanziaria ai fini della redazione del Bilancio di previsione riclassificato ai sensi del DI 394 dell’8 giugno 2017.

Qualora il CdA non approvi il bilancio unico di Ateneo di previsione annuale autorizzatorio entro i temini stabiliti dal Regolamento AFC, autorizza con propria deliberazione l’esercizio provvisorio del bilancio per consentire l’operatività ordinaria. L’esercizio provvisorio può essere autorizzato per un periodo non superiore ai 3 mesi, durante i quali potranno essere sostenute esclusivamente le spese ordinarie nei limiti, per ciascun mese, di un dodicesimo dell’importo del budget autorizzato nell’anno precedente.

5.1.2. Revisione della programmazione di budget in corso di esercizio

Le variazioni di budget delle Direzioni dell’AG e dei Centri di Gestione Autonoma sono approvate, previo parere del Collegio dei Revisori dei conti, dal CdA nei seguenti casi:

maggiori ricavi per finanziamenti senza vincolo di destinazione (impatto economico positivo);
minori ricavi per finanziamenti senza vincolo di destinazione (impatto economico negativo);
maggiori costi da sostenere o nuovi interventi da finanziare, anche attraverso l’utilizzo di riserve vincolate per decisione degli organi (impatto economico negativo);
variazioni tra budget degli investimenti e budget economico (impatto economico negativo)
variazioni di budget tra Centri di gestione autonoma,

e sono registrate nel sistema contabile dalla Direzione III, anche con riferimento alle variazioni delle assegnazioni sui capitoli in contabilità finanziaria.

I CGA e le strutture dirigenziali trasmettono le proposte di variazione di budget alla Direzione III che le sottopone al Direttore Generale. Il Direttore, ove ritenga che nulla osti, presenta le proposte di variazione al CdA previo parere del Collegio dei Revisori, sentito il SA. In caso di urgenza le variazioni sopra indicate possono essere disposte con decreto del Rettore, da portare a ratifica nel primo CdA utile, previo parere del Collegio dei Revisori.

Le variazioni di budget delle Direzioni dell’Amministrazione Generale sono approvate con provvedimento del Direttore Generale nei seguenti casi:

rimodulazione dei costi all’interno del budget assegnato alla singola Direzione (impatto economico nullo);
maggiori ricavi per finanziamenti esterni vincolati nella destinazione all’interno del budget della singola Direzione;
variazioni di budget tra diverse Direzioni di Amministrazione Generale, purché l’impatto economico della variazione sia nullo;
variazioni tra budget economico e budget degli investimenti (impatto economico positivo o nullo)

e sono registrate nel sistema contabile dalla Direzione III, anche con riferimento alle variazioni delle assegnazioni sui capitoli in contabilità finanziaria.

Le variazioni di budget dei CGA sono approvate con provvedimento del Direttore del Dipartimento o del Centro nei seguenti casi:

rimodulazione dei costi all’interno del budget assegnato al singolo CGA (impatto economico nullo);
maggiori ricavi per finanziamenti esterni vincolati nella destinazione all’interno del budget del singolo CGA;
variazioni tra budget economico e budget degli investimenti (impatto economico positivo o nullo),

e sono registrate nel sistema contabile dalla segreteria amministrativa del Centro di Gestione Autonoma, anche con riferimento alle variazioni delle assegnazioni sui capitoli in contabilità finanziaria.

Le variazioni di budget approvate, secondo i criteri sopra indicati, dal Direttore Generale o dai direttori dei CGA devono essere periodicamente sottoposte al Collegio dei Revisori dei conti, affinché ne prenda visione.

Quando si parla di “rimodulazione dei costi all’interno del budget assegnato” si fa riferimento alle voci delle Macroclassi, Classi, Conti Sintetici e Conti intermedi come definiti nel capitolo 3.5.1 del presente Manuale (vedi Allegato 3 relativo al piano dei conti).

Pertanto se una Direzione o un CGA deve operare una variazione, a titolo di esempio, tra il conto intermedio B.IX.8) “Acquisti di servizi e collaborazioni tecnico gestionali” e il conto intermedio B.IX.5) “Acquisto materiale di consumi per laboratori” è necessario che la variazione, con impatto economico nullo, sia approvata dal Direttore Generale o dal Direttore di Dipartimento o di Centro.

Qualora invece la Direzione o il CGA debba effettuare uno storno tra conti operativi appartenenti al medesimo conto intermedio, ad esempio da COGC06010113 “Spese legali” a COGC06010112 “Spese per studi, consulenze e indagini”, entrambi appartenenti a B.IX.8), l’operazione può essere effettuata dagli uffici senza necessità di iter autorizzativo.

Le variazioni di budget approvate nelle modalità sopra descritte devono essere trasmesse ufficialmente al competente ufficio della Direzione III dal dirigente responsabile della struttura dirigenziale o dal segretario amministrativo del CGA.

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