Bilancio unico di Ateneo d’esercizio

6.3.          CICLO PASSIVO

Il ciclo passivo comprende tutti gli eventi contabili relativi all’acquisizione di beni e servizi effettuati dall’Ateneo.

L’attribuzione del budget alle strutture dirigenziali secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo 5.1.1 costituisce delega all’esercizio dei poteri di spesa di cui all’art. 5 del Regolamento AFC, nel rispetto delle soglie previste.

Il processo contabile – nel sistema informativo di Ateneo – si articola in fasi rappresentate dai documenti gestionali legati da un rapporto di successione.

I diversi momenti gestionali del processo del ciclo passivo sono:

  • invio dell’ordine al fornitore;
  • entrata della merce/prestazione di servizio;
  • ricezione e registrazione della fattura o registrazione di un generico d’uscita in assenza di fattura;
  • liquidazione fattura;
  • emissione dell’ordinativo di pagamento;
  • trasmissione dell’ordinativo all’Istituto Tesoriere.

Nel caso di contributi da bandi competitivi internazionali, il trasferimento ai partner di quota parte del finanziamento genera l’iscrizione del relativo costo secondo le indicazioni contenute nell’accordo di finanziamento.

Ad ogni momento gestionale del processo del ciclo passivo corrisponde un documento gestionale contenente le informazioni che possono dare origine alle registrazioni contabili, di tipo economico e/o analitico. In particolare, il documento gestionale riporta tutte le informazioni utili a descrivere l’evento contabile, come ad esempio gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari.

Per la registrazione dell’evento contabile è necessario effettuare comunque una verifica della disponibilità di budget del singolo CdG/CdR responsabile degli eventi. In caso di mancata disponibilità di risorse, la realizzazione del costo non è autorizzata, salvo reperimento all’interno del budget di risorse per le quali si ritiene opportuna una variazione.

Per quanto riguarda la registrazione contabile degli eventi del ciclo passivo:

  • l’assunzione di decisioni da parte dell’Ateneo che comportino l’utilizzo di risorse (ordine, lettera di incarico, contratto, ) genera la registrazione di un impegno delle risorse assegnate al budget dei CdG/CdR/Progetti;
  • la ricezione della fattura, in contabilità economico patrimoniale, genera la registrazione del costo e del relativo debito verso il soggetto esecutore della prestazione.

Per l’acquisizione di beni e servizi, affinché si possa procedere alle registrazioni di contabilità economico patrimoniale, è necessario che i beni e i servizi siano stati prima consegnati, accettati e, in relazione alla tipologia merceologica, inventariati ed eventualmente collaudati.

Il Responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento del ciclo  passivo è il Dirigente della struttura a cui afferisce il budget o il Direttore del CGA. Il Responsabile verifica il rispetto della legittimità degli atti, controlla la correttezza dei dati e dei documenti che autorizzano il pagamento. Inoltra, infine, la documentazione ai competenti uffici della Direzione III che provvedono ad effettuare l’emissione dell’ordinativo di pagamento.

La fase finale del ciclo passivo prevede infatti l’emissione di un ordinativo di pagamento da parte della Direzione III e la trasmissione all’Istituto Tesoriere, cosicché in contabilità economico patrimoniale viene chiuso il debito sorto e viene aperto un conto transitorio. Al momento del ricevimento del riscontro da parte dell’Istituto Tesoriere i conti transitori vengono chiusi e viene registrato in contabilità economico patrimoniale l’effettivo utilizzo del conto corrente.

Le operazioni di pagamento avvengono mediante ordinativi di pagamento firmati elettronicamente dal Responsabile e dal D.G. o da chi ne sia stato formalmente delegato. Le somme erogate direttamente dall’Ateneo (come ad esempio il pagamento attraverso fondo economale) sono annotate dagli incaricati al pagamento in un apposito registro, tenuto dal cassiere.

I sospesi (pagamenti non ancora formalmente regolarizzati) devono essere regolarizzati in contabilità entro la fine dell’esercizio.

La tabella che segue evidenzia il flusso dei documenti gestionali del ciclo passivo legati tra loro da un rapporto di successione, distinti per tipologia e per la funzione che ciascuno esercita rispetto alla rilevazione contabile nell’applicativo informatico.

ID TIPOLOGIA DOCUMENTO GESTIONALE FUNZIONE
1 Contratto/Ordine di acquisto/ contratto a personale È un documento riferito a uno specifico fornitore / collaboratore / assegnista / docente a contratto emesso dall’ufficio competente, che determina la quantità, il prezzo e le modalità di consegna dell’ordine/prestazione.

Per l’inserimento a sistema di un contratto/ordine sono richiesti:

·       i dati identificativi del fornitore

·       il prezzo pattuito

·       le condizioni generali di vendita (tipo consegna, modalità e termini di pagamento ecc.)

·       l’UPB

·       il campo d’attività (commerciale o istituzionale)

·       la descrizione della merce

·       la quantità

·       il prezzo unitario

·       gli eventuali sconti

·       l’aliquota IVA

·       la base imponibile su cui si calcola l’IVA e il totale della fattura.

Il documento determina la registrazione dell’impegno giuridico in contabilità finanziaria.
2 Documento di consegna/Prestazione eseguita di servizio È il documento che accompagna l’entrata della merce o l’erogazione di un servizio.

Il documento determina l’attribuzione del costo per competenza in contabilità economico-patrimoniale. Quindi nel corso dell’esercizio amministrativo gli uffici attenderanno l’arrivo della fattura (si veda punto 3.) per la registrazione in contabilità economico-patrimoniale, mentre in fase di chiusura dell’esercizio sarà necessario provvedere all’imputazione del relativo costo all’esercizio in chiusura.
3 Fattura di acquisto, notula, compenso, missione, generico in uscita È il documento che attesta l’acquisizione di beni, la prestazione di servizi, il diritto al pagamento, ad esempio, di una borsa di studio.

Il documento determina la registrazione del costo in contabilità economico patrimoniale.

Per la rilevazione è richiesto l’inserimento del numero del documento, la data di emissione, la data di scadenza, nonché di tutte le informazioni di cui al punto 2. qualora non già registrate al momento dell’iscrizione a sistema del contratto passivo.

Nel caso dei compensi (collaborazioni, assegni ecc.) vengono conteggiati tutti i  contributi e le ritenute previsti dalla normativa vigente.
4 Ordinativo di pagamento Viene emesso a chiusura del processo di liquidazione della fattura.

Il documento raccoglie tutte le informazioni necessarie al cassiere per procedere al pagamento. Nel momento in cui i mandati di pagamento vengono trasmessi, in contabilità economico patrimoniale si ha la chiusura del debito verso il fornitore e la registrazione dell’uscita di banca.

Deve essere firmato digitalmente dal Responsabile e dal DG (o da chi ne sia stato formalmente delegato).

TAB. 8 – CICLO PASSIVO: DOCUMENTI GESTIONALI