Bilancio unico di Ateneo d’esercizio

6.5.          CICLO PERSONALE

6.5.1.       Inserimento e gestione dell’anagrafica dei dipendenti

Per quanto riguarda le assunzioni di personale a tempo indeterminato da parte dell’Ateneo, che avvengono secondo le modalità previste dalle norme e dai CCNL vigenti, sono programmate e gravano esclusivamente su risorse proprie dell’Ateneo. Per tutte le altre tipologie di prestazioni di lavoro, ad eccezione del solo lavoro autonomo (ad esempio contratti a tempo determinato, tirocini, contratti di formazione specialistica dei medici ecc.), esse possono essere disposte o a valere su risorse proprie dell’Ateneo o a valere su fondi provenienti dall’esterno.

Per le assunzioni a tempo indeterminato, a seguito della sottoscrizione del contratto di assunzione e al fine dell’inserimento del nuovo dipendente in anagrafica, l’ufficio del personale, sulla base della documentazione relativa all’assunzione e del dettaglio dei dati anagrafici (incluso l’IBAN del dipendente), provvede tempestivamente ad inserire correttamente l’anagrafica del dipendente nel sistema informativo di gestione delle risorse umane e nel sistema informativo contabile, qualora la duplicazione dell’anagrafica non avvenga in automatico.

Per tutte le altre tipologie di prestazione di lavoro, ad eccezione delle sole prestazioni di lavoro autonomo, il CGA o la struttura dirigenziale in cui si manifesta l’esigenza sono tenuti ad indicare chiaramente – nel relativo provvedimento di autorizzazione della spesa – la natura dei fondi (di Ateneo o finanziamento esterno) sui quali graverà il costo del contratto per tutta la sua durata, nonché la specifica UPB sulla quale, all’atto della sottoscrizione, deve risultare già stanziato il budget necessario. Ai fini del corretto inserimento dei compensi sulla banca dati MIUR (Dalia) è necessario che sia utilizzata la seguente classificazione:

1. UNIV per i compensi che vengono finanziati dal MIUR stesso con FFO;
2. ENTI se il finanziamento è da altri enti pubblici o privati;
3. OSPE se il finanziamento è del Policlinico;
4. RICF per la Ricerca Finanziata (ad esempio Montalcini, PRIN, FIRB, ERC, SIR);
5. FUAT (finanziamenti esterni per ricercatori a tempo determinato, art. 24 L.240/2010 come da Nota MIUR n. 8312 del 5 aprile 2013).

Qualsiasi variazione intervenga nel rapporto di lavoro, di qualsiasi natura esso sia (variazioni retributive, passaggi di categoria, rinnovi contrattuali, cessazioni dal rapporto di lavoro, trasferimento del dipendente da una struttura all’alta, modifiche da apportare all’imputazione del costo), l’ufficio del personale provvede all’adozione dei conseguenti provvedimenti e al relativo aggiornamento a sistema, per le parti di propria competenza,  e garantisce altresì  la tempestiva comunicazione delle variazioni all’ufficio stipendi  e al competente ufficio della Direzione III. È opportuno che periodicamente gli uffici competenti provvedano ad effettuare un controllo per verificare che tutti gli aggiornamenti siano stati correttamente recepiti.

In caso di variazioni relative al conto corrente bancario / IBAN, queste vengono comunicate dal dipendente all’ufficio stipendi che provvede ad aggiornare l’anagrafica a sistema.

6.5.2.      Gestione contabile del costo del personale

L’ufficio stipendi, secondo le scadenze previste, provvede a chiudere e ad elaborare il flusso degli stipendi per il pagamento effettuando il calcolo delle retribuzioni, mediante il proprio sistema informativo, e provvede ad inviare il flusso delle retribuzioni al competente ufficio della Direzione III e al responsabile della Regioneria per l’apposizione della firma che, unitamente alla firma del DG, consente l’inoltro all’Istituto Tesoriere. Eventuali scarti vengono analizzati e risolti.

Effettuato tale controllo, il competente ufficio della Direzione III carica i dati sul sistema informativo contabile. Contestualmente al caricamento, l’ufficio verifica la corrispondenza tra gli impegni finanziari in essere e i dati presenti nel flusso informatico ricevuto.

Effettuata l’importazione, l’ufficio determina gli importi dei contributi e delle ritenute fiscali, previdenziali e assistenziali che l’ufficio competente provvederà a liquidare il mese successivo, previa verifica della corrispondenza tra quanto già rilevato sul sistema informativo contabile (debiti verso Erario, verso istituti di previdenza e verso dipendenti) con apposito report inviato a tale scopo dall’ufficio stipendi al competente ufficio della Direzione III. Entro il giorno 5 del mese successivo, l’ufficio deve effettuare il versamento delle ritenute extra erariali (mutui, cessione del quinto, pignoramenti e ritenute sindacali) generate dall’importazione dei flussi stipendiali.

Annualmente, al momento del conguaglio fiscale e previdenziale e – in caso di cessazione del rapporto di lavoro in corso d’anno – alla data di cessazione, l’Ufficio competente della Direzione III riceve dall’ufficio stipendi gli importi del conguaglio tra le ritenute operate sulle retribuzioni correnti (incluse le mensilità aggiuntive) e l’imposta dovuta come risultante dal ricalcolo su base annua di aliquote e scaglioni, sull’ammontare delle stesse. Si effettua un controllo a campione sugli importi del conguaglio al fine di verificare la correttezza del calcolo e delle aliquote applicate e procedere con la predisposizione dell’eventuale pagamento.

6.6.           PREDISPOSIZIONE E APPROVAZIONE DEL BILANCIO UNICO DI ATENEO D’ESERCIZIO

Il Direttore Generale procede, successivamente alle registrazioni contabili di chiusura disciplinate nel successivo paragrafo 6.6.1 e con il supporto tecnico della Direzione III, alla predisposizione del bilancio unico di Ateneo d’esercizio unitamente ai seguenti documenti richiesti dalla normativa di riferimento:

• Classificazione della spesa per missioni e programmi;
• Rendiconto unico d’Ateneo in contabilità finanziaria per il consolidamento e il monitoraggio dei conti delle amministrazioni pubbliche.

I tempi di predisposizione e di approvazione del bilancio unico di Ateneo d’esercizio sono definiti dall’articolo 36 del Regolamento AFC.

Il calendario delle attività di predisposizione dei documenti viene annualmente definito dal DG e comunicato, attraverso la Direzione III, a tutte le strutture interessate in tempi compatibili con la raccolta, gestione e categorizzazione delle informazioni necessarie e comunque non oltre il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento.

Al fine di consentire la corretta registrazione delle scritture di chiusura, i CGA e le strutture dirigenziali sono tenuti – secondo le rispettive competenze e attribuzioni – ad effettuare nei tempi indicati nel calendario di cui sopra le seguenti operazioni, la cui elencazione non riveste carattere di esaustività, ma deve essere intesa a mero titolo di esempio:

• controllo dell’avvenuta contabilizzazione di tutte le fatture ricevute e di tutte le fatture da ricevere;
• segnalazione di eventuali crediti di difficile e dubbia esigibilità;
• controllo della configurazione di tutte le UPB (date, inserimento o meno, a seconda della situazione, dell’indicazione «commessa completata», indicazione della natura istituzionale/commerciale del progetto ecc.);
• indicazione degli investimenti e dei disinvestimenti in partecipazioni, inclusi eventuali fatti significativi dell’esercizio riguardanti gli enti e le società partecipati;
• quadratura delle carte prepagate alla data di chiusura dell’esercizio;
• quadratura dei beni inventariabili con le scritture contabili relative alle Immobilizzazioni materiali ed immateriali;
• analisi dei contenziosi legali e indicazione dei relativi rischi al fine di procedure con i relativi accantonamenti ai Fondi per rischi ed oneri;
• indicazione dell’ammontare del debito teorico verso i dipendenti per ferie maturate e non godute.

Al ricevimento di tutte le informazioni e i dati utili da parte dei CGA e delle strutture dirigenziali, nonché una volta effettuate dai CGA e dalle strutture dirigenziali tutte le operazioni richieste sul sistema informative contabile, il competente ufficio della Direzione III provvede all’effettuazione, sul sistema informativo contabile in uso, delle operazioni di chiusura dei conti.