UNIVERSITA' DEGLI STUDI ROMA "TOR VERGATA"
5.4. CONTROLLO DELL’ANDAMENTO DEL CONSUNTIVO TRIMESTRALE RISPETTO AL BUDGET
Il controllo periodico dell’avanzamento del consuntivo rispetto al budget approvato consente ad ogni CGA e struttura dirigenziale, nonché ai competenti uffici della Direzione III per quanto attiene ai dati aggregati, di verificare il mantenimento di condizioni di efficacia ed efficienza nella gestione delle risorse assegnate nonché di mettere in atto tempestivamente eventuali meccanismi correttivi per assicurare il perseguimento degli obiettivi.
Allo scopo di consentire e semplificare l’effettuazione del controllo da parte dei CGA e delle strutture dirigenziali, la Direzione III provvede, entro la fine del mese di gennaio dell’anno oggetto di budget, a trasmettere – nelle forme ritenute più opportune – i dettagli del budget economico e degli investimenti approvato con riferimento alla singola struttura e/o centro. Entro la medesima scadenza la Direzione III, in accordo con il Direttore Generale, diffonde il calendario delle scadenze per la trasmissione della reportistica periodica, con le indicazioni relative alle modalità e agli strumenti di predisposizione e di trasmissione richiesti.
Entro le scadenze indicate nel calendario, ciascun CGA / struttura dirigenziale, nella figura del Segretario amministrativo per i CGA e del dirigente responsabile per le strutture di amministrazione generale, è tenuto a trasmettere alla Direzione III:
- la situazione contabile alla data infrannuale richiesta per ogni Macroclasse, Classe, Conto sintetico e Conto intermedio, come definiti nel capitolo 3.5.1 del presente Manuale (vedi Allegato 3 relativo al piano dei conti), sui quali è presente budget economico e/o budget degli investimenti;
- eventuali partite non ancora registrate in contabilità ma che, in base al principio di competenza economica, sono da attribuirsi al periodo di riferimento (ad esempio nel caso in cui un canone di noleggio relativo al periodo infrannuale oggetto di reporting non sia stato ancora fatturato dal noleggiante, e pertanto il relativo costo per godimento di beni di terzi non sia ancora stato registrato in contabilità, è necessario che il report periodico accolga, oltre alla situazione contabile alla data infrannuale di riferimento, anche il canone non fatturato, per evidenziare il costo totale di competenza del periodo preso in esame);
- una nota descrittiva degli importi di provento, costo e investimento inseriti nel report periodico;
- indicazione dell’eventuale presenza di situazioni o accadimenti che abbiano come conseguenza una modifica nella stima dell’importo inserito nel bilancio annuale di previsione;
- informazioni, nelle forme richieste dai competenti uffici della Direzione III, circa la situazione di liquidità del CGA/struttura dirigenziale alla data di riferimento del report periodico, con indicazione tempestiva di eventuali possibili situazioni di tensione finanziaria, anche con riferimento al rimanente periodo futuro dell’esercizio amministrativo;
- eventuali ulteriori informazioni e dati espressamente richiesti dalla Direzione III, in accordo con il Direttore Generale.
La Direzione III provvede ad elaborare una sintesi della reportistica trimestrale che verrà trasmessa al Direttore Generale il quale la presenterà al CdA qualora dalla stessa emergano fatti di gestione che richiedano una valutazione da parte dell’organo collegiale.