6.              BILANCIO UNICO DI ATENEO DI ESERCIZIO

6.1.           PRINCIPI DI REGISTRAZIONE IN CONTABILITÀ ECONOMICO PATRIMONIALE

Gli eventi contabili sono rilevati, contestualmente:

• sulle corrette voci del PdC di contabilità generale e/o analitica;
• sulle unità economiche e/o analitiche in relazione alle quali si è verificato l’evento.

Nel sistema di contabilità generale o economico patrimoniale sono rilevati gli avvenimenti che producono delle variazioni della situazione economica, patrimoniale o finanziaria dell’Ateneo.

Gli eventi registrati in contabilità economico patrimoniale comportano modificazioni tra una o più delle seguenti grandezze:

• costi e ricavi;
• attivo immobilizzato;
• attivo circolante;
• liquidità;
• patrimonio netto;
• fondi rischi ed oneri;
• debiti;
• ratei o risconti, attivi o passivi.

Le registrazioni di contabilità economico patrimoniale sono effettuate con il metodo della partita doppia, a valere su due o più voci del PdC di contabilità generale e imputate su una singola unità economica. Le registrazioni di contabilità analitica sono effettuate a valere su una o più voci del piano dei conti di contabilità analitica, imputate su una o più unità analitiche e, eventualmente, su uno o più progetti.

Le unità analitiche possono corrispondere:

• ad un CdG/CdR dell’Ateneo;
• ad un’articolazione organizzativa o contabile di un CdG/CdR dell’Ateneo.

I progetti costituiscono unità di rilevazione e analisi di contabilità analitica, trasversali alla struttura organizzativa dell’Ateneo; essi sono classificati nelle seguenti macro-categorie:

• ricerca;
• didattica;
• edilizia;
• servizi;
• forniture.

6.2.          CICLO ATTIVO

Il ciclo attivo è l’insieme delle operazioni che consentono il reperimento delle risorse attraverso la realizzazione di beni o la prestazione di servizi. Il ciclo attivo si avvia a partire da un contratto attivo che può essere di tipo commerciale, se riguarda la vendita di beni o servizi, oppure di tipo istituzionale se riguarda i finanziamenti ricevuti da soggetti terzi di tipo istituzionale o la contribuzione studentesca.

Eventi del ciclo attivo di tipo istituzionale (alcuni esempi):

• Finanziamenti ministeriali e regionali (Fondo di finanziamento ordinario-FFO, fondi per l’edilizia universitaria, fondi per il piano triennale di sviluppo, fondi per il diritto allo studio ecc.);
• Fondi statali speciali (PRIN, FIRB, FISR ecc.);
• Contributi da bandi competitivi internazionali UE ed Extra-UE;
• Altri finanziamenti UE (ad esempio Erasmus);
• Contribuzione studentesca (corsi di laurea triennale, magistrale e a ciclo unico, master, corsi di dottorato, specializzazione, perfezionamento, certificazioni linguistiche e informatiche ecc.);
• Proventi per lo svolgimento di attività convenzionale.

Per gli eventi del ciclo attivo di tipo istituzionale, la formale comunicazione del finanziamento o l’avvenuto pagamento, totale o parziale, dello stesso generano una scrittura di contabilità economico patrimoniale (scrittura in partita doppia) che rileva il credito ed il ricavo e le correlate operazioni di incasso. La contabilità economico patrimoniale rileva unicamente gli accadimenti del ciclo attivo che generano una variazione finanziaria certa, assimilata o presunta [1].

I contributi da bandi competitivi internazionali possono prevedere trasferimenti a terzi di quota parte del finanziamento, nelle modalità definite dal contratto con l’ente finanziatore. Nel caso di finanziamento derivante da un accordo nel quale l’Ateneo è capofila – e coordina pertanto la partecipazione di altri enti in qualità di partner – l’incasso del finanziamento genera l’obbligazione dell’Ateneo al trasferimento ai partners, con la conseguente registrazione del relativo costo.

Alcuni esempi di eventi del ciclo attivo di tipo commerciale sono rappresentati da:

• contratti per la realizzazione di beni o la prestazione di servizi per lo svolgimento di attività convenzionale;
• prestazioni a tariffario (utilizzo spazi e aule);
• contratti di licenza sulle domande e sulle estensioni estere delle domande di brevetto.

Per gli eventi del ciclo attivo di tipo commerciale, l’emissione della fattura da parte dell’Ateneo genera una scrittura di contabilità economico patrimoniale che rileva il credito e contabilizza il ricavo. La contabilità economico patrimoniale rileva unicamente gli accadimenti del ciclo attivo che generano una variazione finanziaria certa, assimilata o presunta.

Tutte le fasi degli eventi contabili del ciclo attivo (fasi di gestione delle entrate) devono svolgersi secondo modalità definite, necessarie alla corretta impostazione dell’attività amministrativa e di rilevazione contabile.

La prima fase di gestione del singolo evento del ciclo attivo è subordinata alla presenza dei seguenti elementi:

• verifica della ragione del credito;
• verifica della sussistenza di un idoneo titolo giuridico o di un documento formale di obbligazione;
• individuazione del debitore;
• quantificazione della somma da incassare;
• scadenza del credito.

Il Responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento è il dirigente della struttura o chi ne sia stato formalmente delegato o il Direttore di CGA (salvo diversi regimi di attribuzione di capacità negoziale previsti da appositi regolamenti). Il Responsabile verifica il rispetto della legittimità degli atti, controlla la correttezza dei dati e dei documenti che certificano il diritto al credito e ne costituiscono titolo, prima di provvedere ad effettuare la rilevazione o delegarne l’effettuazione.

La seconda fase prevede l’emissione di un ordinativo d’incasso; la contabilità economico patrimoniale rileva la chiusura del credito verso il debitore, sorto nella fase precedente, e l’apertura di un conto transitorio verso l’Istituto Tesoriere. Al momento del ricevimento delle distinte di incasso da parte del Tesoriere i conti transitori vengono chiusi e viene registrato in contabilità l’effettivo aumento del conto corrente. Le operazioni di riscossione avvengono mediante ordinativi d’incasso firmati dal responsabile del processo contabile di Ateneo (o da chi ne sia stato formalmente delegato) e dal DG (o da chi ne sia stato formalmente delegato).

I sospesi (incassi non ancora formalmente regolarizzati) devono essere regolarizzati in contabilità economico patrimoniale entro la fine dell’esercizio.

Nel caso di introiti pervenuti direttamente (in contanti o con assegno) l’agente della riscossione li annota in apposito registro “Cassa Valori”, appronta o richiede ordinativo di incasso e li versa tempestivamente all’Istituto Tesoriere.

La tabella che segue evidenzia il flusso dei documenti gestionali del ciclo attivo istituzionale legati tra loro da un rapporto di successione, distinti per tipologia e per la funzione che ciascuno esercita rispetto alla rilevazione contabile.

La tabella che segue evidenzia il flusso dei documenti gestionali del ciclo attivo commerciale legati tra loro da un rapporto di successione, distinti per tipologia e per la funzione che ciascuno esercita rispetto alla rilevazione contabile nell’applicativo informatico.

ID	TIPOLOGIA DOCUMENTO GESTIONALE	FUNZIONE
1	Contratto attivo o altro documento formale di obbligazione	É il documento che costituisce il primo passo del percorso di rilevazione contabile. Il contratto formalizza l’impegno costitutivo di un rapporto giuridico tra le parti.  Il contratto determina la registrazione dell’accertamento in contabilità finanziaria.
2	Fattura proforma (eventuale e facoltativa) o comunicazione formale dell’avvenuto pagamento (totale o parziale)	La fattura proforma è un documento non fiscale con cui viene richiesto alla controparte il pagamento della somma pattuita. Non dà luogo a registrazioni in contabilità, ad eccezione delle scritture di assestamento di fine esercizio (proventi per fatture da emettere). Nel caso di attività istituzionali dell’Ateneo il materiale introito delle somme dovute da parte dell’Istituto Tesoriere genera le relative registrazioni in contabilità.
3	Fattura	La fattura è il documento fiscale (obbligatorio nell’ambito dell’attività commerciale) che viene redatto per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi. Formalizza la richiesta di pagamento di cui al punto 2. e dà avvio alle fasi di registrazione in contabilità generale del provento e del relativo credito.
4	Ordinativo d’incasso	Permette la regolazione dei sospesi che sono comunicati dal Tesoriere e contestualmente le opportune registrazioni in contabilità economico patrimoniale (chiusura del credito a fronte dell’entrata di banca) e in contabilità finanziaria (registrazione della reversale d’incasso). Deve essere firmato digitalmente dal Responsabile e dal DG (o da chi ne sia stato formalmente delegato).

TAB. 7 – CICLO ATTIVO: DOCUMENTI GESTIONALI