Bilancio unico di Ateneo d’esercizio

6.6.1.       Operazioni di chiusura dei conti

A seguito dell’avvenuta registrazione di tutte le registrazioni contabili, il competente ufficio della Direzione III procede con le scritture di assestamento, al fine di assicurare il rispetto del principio di competenza economica dei valori contabili che comporranno il Bilancio di esercizio.

Le scritture di assestamento si suddividono nelle seguenti macro-classi:

• Scritture di integrazione: servono a rilevare costi e ricavi di competenza dell’esercizio che non hanno ancora avuto manifestazione finanziaria (ad esempio, i ratei attivi e passivi);
• Scritture di rettifica: utilizzate per rinviare al successivo esercizio i costi e ricavi che, seppur pur avendo già avuto la relativa manifestazione finanziaria nell’esercizio, non sono di competenza dello stesso (ad esempio, i risconti attivi e passivi);
• Scritture di ammortamento: attraverso le quali i costi pluriennali concorrono alla formazione del reddito di esercizio per la sola quota parte di competenza;
• Scritture di accantonamento: necessarie per il rilevamento dei fondi per la copertura di rischi e oneri;
• Riaccredito dei mandati inestinti da parte dell’Istituto Tesoriere.

Le scritture di integrazione rilevano costi e ricavi che, pur essendo di competenza dell’esercizio, non sono stati ancora rilevati perché non hanno ancora avuto manifestazione finanziaria.

Ad ulteriore esempio, oggetto di tali scritture possono essere gli interessi maturati sui conti correnti bancari, gli interessi di mora maturati nei confronti dei fornitori, lo stralcio dei crediti inesigibili, la rilevazione di eventuali differenze di cassa.

Caso pratico n. 1

Si ipotizzi che l’Ateneo presenti, al 31.12.20XX, un saldo negativo sul proprio conto corrente. Nell’ultimo trimestre ha maturato le seguenti competenze:

• Euro 500 a titolo di interessi passivi;
• Euro 50 a titolo di commissioni bancarie.

Gli importi saranno addebitati su conto corrente nei primi giorni dell’anno 20XX+1.

Al 31.12.20XX l’Università registrerà la seguente scrittura di integrazione, in quanto si tratta di importi di competenza dell’anno 20XX, anche se l’addebito avverrà nell’anno 20XX+1:

 

31.12.20XX SCRITTURE DI INTEGRAZIONE COMPETENZE BANCA
Diversi	@	Debiti diversi (SP)		550,00
Interessi passivi (CE)			500,00
Commissioni bancarie (CE)			50,00

Le scritture di rettifica, al contrario delle precedenti, riguardano costi e ricavi che hanno avuto manifestazione finanziaria nell’esercizio, ma che devono essere rimandati all’esercizio successivo per il rispetto del principio di competenza: si fa riferimento in particolare ai c.d. risconti attivi e passivi.

I risconti attivi rappresentano quote di costi che hanno avuto manifestazione finanziaria nel corso dell’esercizio in chiusura o in precedenti esercizi, ma che sono di competenza di uno o più esercizi successivi. Essi rappresentano la quota parte dei costi rinviata ad uno o più esercizi successivi.

I risconti passivi rappresentano quote di proventi che hanno avuto manifestazione finanziaria nel corso dell’esercizio in chiusura o in precedenti esercizi ma sono di competenza di uno o più esercizi. Essi rappresentano la quota parte dei proventi rinviata ad uno o più esercizi successivi.

Con le scritture di ammortamento vengono spesati a CE i costi relativi all’utilizzo delle immobilizzazioni materiali e immateriali, per la cui trattazione si rimanda ai rispettivi paragrafi intitolati “Immobilizzazioni materiali” e “Immobilizzazioni immateriali”.

Le scritture di accantonamento servono sia per vincolare somme in vista di eventi futuri (si rimanda al paragrafo “Fondi rischi e oneri”), sia per effettuare gli accantonamenti per il TFR dei dipendenti.

Di seguito sono esposte alcune tra le principali operazioni da effettuare in sede di predisposizione del bilancio unico d’Ateneo di esercizio.

• Riconciliazione dei conti relativi ai rapporti di conto corrente/conto anticipi con istituti di credito con i relativi estratti conto bancari al 31 dicembre;
• Conta di cassa economale ed allineamento del conto “Fondo cassa economale” alle giacenze del 31 dicembre;
• Verifica della corrispondenza dei conti relativi all’IVA con il saldo della liquidazione dell’ultimo mese, eventualmente decurtato dell’acconto di dicembre;
• Verifica della corrispondenza dei conti accesi ai mutui passivi con il debito residuo al 31 dicembre riportato nei relativi piani di ammortamento;
• Verifica della corrispondenza del conto relativo all’IRPEF per i dipendenti e lavoratori autonomi con le ritenute IRPEF da versare al 31 dicembre;
• Controllo delle partite iscritte nei conti ratei, risconti, fatture da emettere/ricevere, note di credito da emettere/ricevere dell’esercizio precedente;
• Quadratura dei conti clienti e fornitori con le rispettive liste saldi nominative e con gli estratti conto dettagliati con evidenza delle partite aperte; chiusura di eventuali partite aperte per importi irrisori, con contropartita i conti relativi agli arrotondamenti e abbuoni attivi e passivi;
• Analisi delle singole posizioni dei crediti e debiti per determinare gli importi con scadenza oltre l’esercizio successivo da esporre in apposite righe dello SP;
• Analisi delle singole posizioni dei crediti e valutazione della recuperabilità;
• Richiesta all’Istituto Tesoriere degli estratti conto scalare, evidenzianti l’addebito o l’accredito degli interessi passivi e attivi maturati nel corso dell’esercizio e riconciliazione con gli importi iscritti in contabilità;
• Verifica dei requisiti di capitalizzazione dei costi iscritti tra le immobilizzazioni materiali e immateriali;
• Verifica del trattamento contabile dei contributi; in particolare: registrare i contributi in conto esercizio da ricevere già deliberati ma non ancora incassati al 31 dicembre e correlati a costi inseriti nel conto economico, purché ne sia certa l’erogazione. Per i contributi incassati durante l’esercizio sottoposti a rendicontazione, se la rendicontazione non è ancora avvenuta, verificare che i costi ammessi a contributo siano stati effettivamente sostenuti nell’esercizio;
• Verifica del trattamento contabile del materiale bibliografico che, sulla base di quanto esposto nel paragrafo dedicato, siano da considerare immobilizzazioni;
• Per i progetti in corso di esecuzione da valutare in relazione allo stato di avanzamento secondo la metodologia del cost to cost, analisi della corretta configurazione dell’UPB di riferimento;
• Verifica degli importi da iscrivere nei conti d’ordine.

Terminate le operazioni relative alle scritture di assestamento, affinché si possa giungere alla produzione del documento finale occorre che sul sistema informativo contabile siano fatte girare:

• le scritture di epilogo e
• le scritture di chiusura.

Le scritture di epilogo vengono utilizzate per chiudere le variazioni economiche, positive e negative, di esercizio in contropartita al “Conto di risultato economico”. Quest’ultimo presenterà, nella sezione dare, un importo pari alla somma di tutti i componenti negativi (costi di esercizio), nella sezione avere, viceversa, la somma di tutti i componenti positivi (ricavi di esercizio).

In questa fase è possibile determinare il risultato di esercizio:

COSTI > RICAVI ⇒ Perdita di esercizio;

COSTI < RICAVI ⇒ Utile di esercizio.

Infine, restano aperti i conti patrimoniali (attività, passività e Patrimonio Netto). Il saldo di tali conti viene girato al “Bilancio di chiusura” (scritture di chiusura): tale conto presenterà in dare tutte le attività e in avere tutte le passività e il Parimonio Netto, inclusivo del risultato dell’esercizio, per lo stesso importo, risultando pertanto chiuso.

6.6.2.      Riaccredito dei mandati inestinti

Al termine dell’esercizio amministrativo, l’Istituto Tesoriere riaccredita all’Ateneo le somme dei mandati parzialmente o totalmente inestinti al 31 dicembre, generando dei sospesi di cassa di entrata. Il competente ufficio della Direzione III procederà alla regolarizzazione dei sospesi con l’emissione delle reversali di incasso, registrando in contabilità economico-patrimoniale una movimentazione finanziaria con l’accredito del conto di disponibilità liquide e l’apertura del debito nei confronti dei beneficiari dei mandati inestinti. Nell’esercizio successivo si procederà a riemettere i mandati di pagamento con la conseguente chiusura del debito.