UNIVERSITA' DEGLI STUDI ROMA "TOR VERGATA"
A che cosa servono le relazioni che, diverse volte nel corso dell’anno, l’Ufficio Bilancio richiede alle Direzioni di Amministrazione Generale e ai CGA? Che differenza c’è tra l’una e l’altra e che tipo di informazioni è di volta in volta richiesto?
In diverse occasioni e per diversi scopi l’Ufficio Bilanci richiede alle Direzioni di Amministrazione Generale e ai CGA di predisporre relazioni che saranno utilizzate per la redazione di documenti – pubblici e non – d’Ateneo.
In questo post proviamo a chiarire le finalità dei documenti e, di conseguenza, la natura delle informazioni che occorre fornire nei diversi casi, per evitare sovraccarico di lavoro agli uffici delle Direzioni e dei CGA coinvolti e per far sì che l’Ufficio Bilanci possa redigere documenti di elevata qualità informativa.
1) Relazioni delle Direzioni per la predisposizione della Relazione sulla Gestione – Vengono richieste all’inizio di febbraio di ogni anno, con scadenza per l’inizio di marzo. Fanno riferimento all’intero esercizio amministrativo del periodo appena concluso (anno solare chiuso al 31 dicembre dell’anno precedente). Lo scopo di queste relazioni è quello di consentire all’Ufficio Bilanci di predisporre la Relazione sulla Gestione, a corredo del Bilancio unico d’Ateneo dell’esercizio precedente, garantendo il rispetto di quanto previsto dalla normativa specifica per le università, che a sua volta rimanda all’art. 2428 del Codice Civile. Essendo un documento allegato obbligatoriamente al Bilancio unico d’Ateneo, la Relazione sulla Gestione è un documento consuntivo pubblico di sintesi.
La Relazione sulla Gestione deve contenere un’analisi fedele, equilibrata ed esauriente della situazione dell’Ateneo e dell’andamento e del risultato della gestione, nel suo complesso e nei vari settori in cui essa ha operato, anche attraverso entità controllate, nonché una descrizione dei principali rischi ed incertezze cui l’Ateneo è esposto. Scopo della relazione è fornire ai lettori del Bilancio quel quadro “fedele”, necessario alla comprensione della situazione e della dinamica dell’Ateneo e, conseguentemente, all’interpretazione dei valori e delle informazioni risultanti dal bilancio. L’analisi deve perciò essere condotta in chiave sia attuale che prospettica e contenere le informazioni utili in considerazione delle esigenze informative dei lettori.
⇒ Che cosa è utile scrivere nelle Relazioni delle Direzioni: tutte le informazioni che consentano ad un lettore, anche inesperto, di comprendere come ha operato l’Università nell’esercizio in esame con riferimento alla didattica (illustrazione prevalentemente di competenza della Direzione I), alla ricerca e alla terza missione (illustrazione prevalentemente di competenza della Direzione II) e ai servizi generali (illustrazione prevalentemente di competenza delle Direzioni III, IV e V). La natura dei proventi, dei costi e degli investimenti dell’esercizio è già descritta nella Nota Integrativa al bilancio, la Relazione sulla Gestione deve allontanarsi dall’ambito prettamente contabile per descrivere i risultati della gestione dell’Ateneo, visto come entità unica. E’ interessante dare informazione sull’andamento dell’anno in relazione con l’anno precedente, spiegando le motivazioni alla base di eventuali fluttuazioni significative.
⇒ Che cosa non è utile scrivere nelle Relazioni delle Direzioni: elenchi di mansioni svolte dagli uffici; attività relative a rapporti interni tra uffici; UPB di riferimento; numeri di prenotazione; ammontari “impegnati” (la Relazione sulla Gestione correda il bilancio unico d’Ateneo, pertanto come il bilancio si basa su dati di natura economico-patrimoniale); eventuali difficoltà di un ufficio nello svolgimento di attività a causa di problemi amministrativi o organizzativi.
2) Relazioni dei CGA sui progetti di ricerca per la predisposizione della Nota Integrativa al Bilancio unico d’Ateneo – Vengono richieste all’inizio di febbraio di ogni anno, con scadenza entro l’inizio di marzo. Fanno riferimento all’intero esercizio amministrativo del periodo appena concluso (anno solare chiuso al 31 dicembre dell’anno precedente). Lo scopo di queste relazioni è quello di consentire all’Ufficio Bilanci di descrivere al meglio, nella Nota Integrativa, le voci di proventi propri derivanti dalla ricerca. La Nota Integrativa è parte integrante del Bilancio unico d’Ateneo e la sua funzione è quella di fornire informazioni complementari a quelle riportate nelle tavole numeriche che compongono il Bilancio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Rendiconto Finanziario), necessarie a dare una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, finanziaria ed economica, nonché ad illustrare i criteri di valutazione adottati. La Nota fa sì che i valori siano comprensibili per tutti coloro che leggono il Bilancio, approfondendo elementi della gestione non individuabili nei valori numerici. Essendo parte integrante del Bilancio unico d’Ateneo, la Nota Integrativa è un documento consuntivo pubblico di sintesi.
⇒ Che cosa è utile scrivere nelle Relazioni sulla ricerca dei CGA: nel caso dei proventi da ricerca, l’Ufficio Bilancio potrà senza difficoltà indicare al lettore quale parte dell’ammontare totale consuntivo dell’anno precedente proviene da finanziamenti europei, italiani, pubblici e privati. Ma non sarà in grado di indicare se l’Ateneo è – o meno – coordinatore del progetto, qual è l’oggetto della ricerca, quali i suoi benefici per la collettività, chi sono gli altri partner coinvolti, chi è il docente di riferimento ecc. Quello che si richiede ai CGA è di trasformare il valore “freddo” della quota di provento di competenza di un progetto di ricerca in qualcosa di più, nel contributo concreto del nostro Ateneo al progresso della ricerca scientifica ed umanistica.
⇒ Che cosa non è utile scrivere nelle Relazioni sulla ricerca dei CGA: attività relative a rapporti interni tra Dipartimenti e a rapporti tra dipartimenti e amministrazione generale; UPB di riferimento; numeri di prenotazione; ammontari “impegnati” (la Nota Integrativa è parte integrante del bilancio unico d’Ateneo, pertanto – come il bilancio – si basa su dati di natura economico patrimoniale); eventuali difficoltà di un dipartimento nello svolgimento di attività a causa di problemi amministrativi o organizzativi; sigle, acronimi e terminologia eccessivamente tecnica che non siano comprensibili al lettore.
3) Relazioni dei CGA sui progetti di ricerca per la predisposizione della Nota Informativa del Bilancio di previsione (Budget) – Vengono richieste all’inizio di ottobre di ogni anno, con scadenza entro l’inizio di novembre. Fanno riferimento all’esercizio amministrativo del periodo successivo (anno solare che si aprirà il 1° gennaio dell’anno successivo). Lo scopo di queste relazioni è quello di consentire all’Ufficio Bilanci di descrivere al meglio, nella Nota Informativa del Budget, le voci di proventi propri previsti derivanti dalla ricerca. La Nota è parte integrante del Budget e la sua funzione è quella di fornire informazioni complementari a quelle riportate nelle tavole numeriche che compongono il Budget (Budget economico e Budget degli investimenti). La Nota deve fra sì che i valori in previsione siano comprensibili per tutti coloro che leggono il Budget, approfondendo elementi non individuabili nei valori numerici. Essendo parte integrante del Budget, la Nota Informativa è un documento preventivo pubblico di sintesi.
⇒ Che cosa è utile e che cosa non è utile scrivere nelle Relazioni sulla ricerca dei CGA: valgono pienamente tutte le osservazioni riportate nel punto precedente (“Relazioni dei CGA sui progetti di ricerca per la predisposizione della Nota Integrativa al Bilancio unico d’Ateneo”), con riferimento tuttavia all’esercizio futuro (in previsione) anziché all’esercizio consuntivo.
4) Relazioni delle Direzioni sull’andamento trimestrale della gestione consuntiva rispetto al budget – Vengono richieste trimestralmente, in base ad un calendario trasmesso dal Direttore Generale nel mese di gennaio. Scopo delle relazioni, richieste alle Direzioni di Amministrazione Generale contestualmente alla compilazione del format apposito, è quello di garantire il controllo periodico dell’avanzamento del consuntivo rispetto al budget approvato e di consentire ad ogni struttura, nonché all’Ufficio Bilanci e alla Direzione Generale per quanto attiene ai dati aggregati, di verificare il mantenimento di condizioni di efficacia ed efficienza nella gestione delle risorse assegnate nonché di mettere in atto tempestivamente eventuali meccanismi correttivi per assicurare il perseguimento degli obiettivi. Si prega di tenere conto di quanto indicato nella FAQ. I dati aggregati e la relazione complessiva, su iniziativa del Direttore Generale, possono essere sottoposti al Senato Accademico e al Consiglio di Amministrazione per aggiornare gli organi di governo sull’andamento periodico della gestione. Si tratta comunque di documenti gestionali interni all’Ateneo e non di documenti pubblici.
⇒ Che cosa è utile scrivere nelle Relazioni trimestrali: le principali attività poste in essere nel periodo, come descrizione dei costi e dei proventi del trimestre inseriti nel format excel e seguendo l’articolazione indicata in link; eventuali eventi inattesi o imprevisti che, verificatisi nel trimestre, possono compromettere le previsioni precedentemente approvate; eventuali eventi dei quali si è venuti a conoscenza, pur se non ancora manifestatisi, che potranno compromettere le previsioni precedentemente approvate. Trattandosi di documenti ad uso interno, può essere utile indicare la presenza di difficoltà di una struttura nello svolgimento di attività a causa di problemi amministrativi o organizzativi, se ciò è causa (o rischi di essere causa, nel corso dell’esercizio) di scostamenti rispetto a quanto preventivato, di ritardi o inefficienze.
⇒ Che cosa non è utile scrivere nelle Relazioni trimestrali: trattandosi di documenti ad uso interno ed a contenuto libero (fatto salvo l’impiego del format excel trasmesso annualmente e della traccia di Nota sopra riportata in link), non esiste un livello di dettaglio troppo alto (che non sia comprensibile per il lettore ecc.), si lascia pertanto ad ogni ufficio la scelta del livello di approfondimento da raggiungere, in relazione alla complessità ed alla rilevanza del dato o dell’evento descritto. La Relazione trimestrale conterrà informazioni attinenti al Budget dell’esercizio successivo (qualora eventi avvenuti nel corso dell’esercizio siano atti a manifestare effetti non solo per l’esercizio corrente, ma anche per quello successivo), ma in nessun caso il contenuto della Nota trimestrale può sostituire l’invio, nelle modalità previste dal Regolamento di Amministrazione, Finanza e Contabilità e dal redigendo Manuale Contabile, delle richieste di budget autorizzatorio per l’esercizio successivo.